Planification d'événements

Rien de tel que de planifier des événements pour marquer le lancement de votre programme ou pour le revigorer. Ce feuillet d'information présente des conseils pratiques pour l'organisation d'activités réussies.

1. Associez-vous à des événements connexes
Renseignez-vous tout d'abord sur les événements se déroulant déjà dans votre organisation ou dans la communauté et tentez d'organiser une activité complémentaire. Cherchez à établir des partenariats et à tirer parti d'initiatives existantes, telles les collectes de fonds à l'intention des organismes de bienfaisance, les événements annuels et les coups d'envoi de campagnes promotionnelles ou corporatives.

2. Formez un comité organisateur
Lorsque vous aurez déterminé la façon de vous joindre à d'autres événements, formez un comité pour vous aider à développer, planifier et mettre en oeuvre votre activité. Choisissez des employés provenant de groupes divers, y compris des membres de la direction, et ayant des perspectives variées. Les dirigeants ne doivent pas nécessairement jouer un rôle prépondérant au sein du comité. La participation est bénévole et les réunions devraient se tenir pendant les heures de travail, et non à l'heure du dîner ou après le bureau. Assurez-vous de communiquer à l'avance le moment où se tiendront les réunions et qu'il convienne à tous.

3. Ciblez votre auditoire
Selon les commentaires de votre comité organisateur, cernez le groupe cible. Vous pourrez souvent changer d'auditoire et même en avoir plusieurs simultanément, mais il faudra vous assurer de choisir des messages pertinents à chacun d'entre eux, p. ex., population en général, travailleurs de quarts, employés sédentaires, employés actifs physiquement.

4. Établissez vos objectifs
Demandez au comité organisateur d'établir les objectifs de votre événement. Ceux-ci doivent être mesurables. Pour développer votre stratégie d'évaluation, référez-vous à la section sur l'évaluation de votre programme..

5. Choisissez des activités
Une fois l'auditoire ciblé et les objectifs établis, le comité organisateur devra décider des activités connexes. Il est bon de considérer plus d'un scénario, y compris d'organiser un premier événement de moins grande envergure, laissant place à des événements plus importants au fur et à mesure que le programme progressera. Consultez les sections suivantes pour en savoir davantage : histoires à succès; les avantages d'emprunter l'escalier; conseils pour encourager l'utilisation de l'escalier; considérations quant à la conception; et, outils interactifs.

6. Élaborez un plan précis et établissez un budget
Quand vous aurez choisi vos activités, élaborez un plan précis décrivant les tâches à accomplir, les personnes ou groupes responsables, l'échéancier et le budget. Ce plan vous permettra de respecter votre budget et facilite l'organisation.

7. Recrutez des bénévoles
La clé du succès d'un événement réussi en milieu de travail réside dans le recrutement de plusieurs employés qui vous offriront leur temps bénévolement. Les bénévoles pourront s'occuper de la cueillette d'information, de l'entrée des données, du développement du matériel publicitaire, de la participation et du recrutement d'autres employés.

8. Faites la promotion de votre événement
La promotion et la communication sont deux éléments essentiels si vous voulez encourager la participation à votre événement. Quand vous élaborez des documents de communication ou de promotion, n'hésitez pas à consulter le feuillet d'information sur les avantages d'emprunter l'escalier pour vous donner quelques idées.
Promotion et communication peuvent inclure :

• Affiches (Voir les versions PDF des affiches dans la section téléchargement): Les affiches sont un moyen facile de sensibiliser les gens à la tenue d'un événement. Les zones à fort achalandage sont des endroits privilégiés pour apposer des affiches. Mettez-les en évidence devant votre bureau afin de faire savoir à tous que vous êtes impliqué, dans la cafétéria, dans le hall d'entrée ou les sorties, les salles de bains, les salles de repas, les babillards, etc.
• Courriel : Les courriels sont utiles pour faire passer des messages à un groupe de personnes de taille respectable et sur une base régulière. Si vous voulez que votre courriel soit lu, n'hésitez pas à inclure des mots clés comme « Événement spécial » ou « Prix à gagner » dans le sujet de votre courriel.
• Bulletins, notes d'information et communications du personnel : Si votre compagnie publie un bulletin ou possède un autre moyen de communication opérant sur une base régulière, pensez à rédiger un petit article. Ce site offre également un bulletin électronique pour les coordonnateurs en milieu de travail. Pour de plus amples renseignements, inscrivez vous comme coordonnateur du programme.
• Réunions du personnel, présentations : Si vous avez des réunions du personnel de façon fréquente, assurez-vous que votre événement soit à l'ordre du jour. Une présentation simple et courte vous sera très utile pour sensibiliser et impliquer tout le monde, y compris la haute gestion.
• Bouche à oreille : Faites marcher votre moulin à parole, parlez de l'événement! Présentez votre événement aux gens de façon informelle, comment participer, les prix à gagner, et tout ce que vous jugerez utile pour leur mettre la puce à l'oreille.

9. Offrez des incitatifs et lancez des défis
Si vous voulez encourager la participation et créer un engouement autour du programme, n'hésitez pas à offrir des prix, à lancer des défis, et à faire de la promotion. Vérifiez l'ascension virtuelle pour engager votre milieu de travail dans l'ascension d'une tour, un sommet ou créer votre propre défi. Incorporez des prix dans votre budget ou rendez visite aux commerçants locaux pour d'éventuelles commandites. Vous pouvez également choisir un organisme de charité et faire une levée de fonds. Faites le lien avec des défis existants grâce à la section événements et incitatifs du site. Suscitez l'intérêt en utilisant des incitatifs s'adressant à d'autres publics-cibles.

10. Impliquez les médias
La promotion de votre événement grâce aux médias peut vous permettre de donner du crédit à l'ensemble des participants tout en faisant une publicité positive pour votre employeur.

11. Évaluez votre événement
L'évaluation de votre activité pendant les phases de planification tout comme après l'événement est une manière efficace de déterminer si vous avez atteint vos objectifs et d'améliorer le processus. Pour de plus amples informations, n'hésitez à jeter un coup d'oeil au feuillet d'information sur l'évaluation du programme pour savoir comment articuler votre processus d'évaluation.