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Guide d'évaluation de projet : Une démarche participative

3. Le plan d'évaluation de projet

L'évaluation de projet est une tâche qui pose de multiples difficultés à cause de la nature très diverse des projets qui sont financés. Un plan d'évaluation efficace est un plan qui respecte et intègre cette diversité. Il doit présenter une démarche cohérente applicable à un large éventail de projets, une démarche qui responsabilise et débouche sur des résultats attestés qui permettent de reconnaître les initiatives qui favorisent, chez les Canadiens et les Canadiennes, de meilleures habitudes et attitudes face à leur santé.

Le plan d'évaluation proposé dans les pages qui suivent répond à ces exigences. Il se divise en deux parties :

les cinq questions fondamentales de l'évaluation
les cinq étapes de la démarche d'évaluation

Les cinq questions de l'évaluation, qui forment la charpente du plan, peuvent s'appliquer aux activités de projet les plus diverses. Quant aux cinq étapes de la démarche, elles sont une approche méthodique aux tâches que les responsables de projets doivent accomplir pour répondre aux questions de l'évaluation. C'est en suivant les étapes que les groupes planifient l'évaluation puis la mettent en ouvre.

Les deux sections suivantes portent sur les questions d'évaluation et les étapes de la démarche d'évaluation. Vous trouverez à la section 3.4 une vue synoptique du plan d'évaluation.

3.1 Les cinq questions fondamentales de l'évaluation

Le travail à faire pour répondre aux questions d'évaluation est appelé à varier autant que les projets eux-mêmes, mais les cinq questions fondamentales restent les mêmes.

Quoi?¹

l. Avons-nous accompli ce que nous avions prévu de faire?

Pourquoi?

2. Qu'avons-nous appris sur ce qui marche et sur ce qui ne marche pas?

Et puis?

3. Avons-nous fait ouvre utile?

Et maintenant?

4. Que changerions-nous si c'était à refaire?

Et après?

5. Comment comptons-nous utiliser les résultats de l'évaluation dans un but d'apprentissage continu?

1 Cette approche est basée sur le travail fait par Ron Labonte et Joan Feather du Centre de Recherche de promotion de la santé de la région des Prairies.

1. Avons-nous accompli ce que nous avions prévu de faire?
« Quoi? » (Description des activités)

On répond à cette question en décrivant les activités qui ont été menées dans le cadre du projet et en déterminant si elles ont permis d'atteindre les buts et les objectifs du programme. Les indicateurs de réussite constituent les critères par rapport auxquels se mesure la réussite du projet. Ils aident les responsables de projet à réunir l'information nécessaire permettant de répondre à cette question et aux questions suivantes de l'évaluation. (Le chapitre 5 porte sur la façon de définir les indicateurs de réussite.)

Voici quelques-unes des questions plus spécifiques auxquelles il est souvent nécessaire de répondre pour décrire les activités menées dans le cadre d'un projet :

Quelles activités ont été entreprises et en quoi tendaient-elles vers les buts et les objectifs du projet?
Exemples de questions :
- Décrivez les outils et ressources qui ont été conçus pour sensibiliser la population visée?
- Décrivez les ateliers de formation qui ont été organisés pour développer les compétences?
- Décrivez les nouveaux partenariats qui ont été forgés dans le but de s'attaquer aux problèmes d'accessibilité?
Quelles sont les principales réalisations du projet et quelles ressources ont-elles nécessité?
Si les objectifs ont changé pendant le déroulement du projet, comment et pourquoi ont-ils changé?

2. Qu'avons-nous appris sur ce qui marche et sur ce qui ne marche pas? « Pourquoi? » (Raisons de la réussite)

L'évaluation participative est axée sur la réussite, l'apprentissage et l'action. On met en pratique ce principe quand on cherche à définir ce qui a bien marché et ce qui a moins bien marché. Voici quelques questions qui pourraient être soulevées :

Quelles stratégies ont contribué à encourager la population visée à participer au projet? Pourquoi?
Quelles stratégies n'ont pas contribué à encourager la population visée à participer au projet? Pourquoi?
Quelles sont les stratégies qui ont contribué à élargir le soutien communautaire à l'égard du projet? Pourquoi?
Quelles sont les stratégies qui n'ont pas contribué à élargir le soutien communautaire à l'égard du projet? Pourquoi?
Quelles activités et quelles stratégies ont été modifiées en cours de route? Pourquoi?
Qu'a-t-on appris au sujet de l'efficacité et de l'efficience relatives des diverses stratégies et activités de projet?
Comment peut-on classer les buts et les objectifs du projet du point de vue du réalisme et de la pertinence?
À quels égards le processus de planification du projet a-t-il donné les meilleurs résultats?
Qu'a-t-on appris sur le travail en commun ou en groupe?

3. Avons-nous fait ouvre utile? « Et puis? » (Résultats)

Pour répondre à cette question, on doit déterminer si un projet a réussi à modifier les connaissances, les attitudes, les compétences et les comportements de la population visée, puis on mesure ces modifications ou changements. Les indicateurs de réussite du projet représentent les changements que le groupe responsable du projet suppose pouvoir engendrer grâce au projet; ils constituent les critères par rapport auxquels il pourra mesurer le changement tant pendant le déroulement du projet qu'à la fin. (Le chapitre 5 est consacré à la détermination des indicateurs de réussite.)

Un groupe peut évaluer l'incidence ou l'impact d'un projet qu'il parraine par deux principaux moyens : utiliser les données résumées se rapportant aux indicateurs de réussite et poser des questions précises sur l'incidence du projet aux personnes qui y ont participé et à celles à qui le projet s'adressait.

Les genres de questions suivantes seront certainement utiles sur cette partie de l'évaluation :

Qu'est ce qui a changé par suite du projet
- les compétences
- les connaissances
- les attitudes
- les comportements
Qui a changé par suite du projet
- les membres de la population visée?
- les groupes communautaires?
- les prestateurs de services?
- les dispensateurs de soins?
- les responsables et le personnel de projet?
Les activités réalisées dans le cadre du projet ont-elles engendré des changements que l'on n'avait pas prévus? Décrivez-les
De quelles façons le projet a-t-il contribué à améliorer la participation du public?
De quelles façons le projet a-t-il aidé à renforcer les groupes communautaires?
Dans quelle mesure le projet a-t-il servi à réduire les obstacles à la santé?
Sur quelles preuves peut-on se fonder pour mettre au crédit du projet l'un ou l'autre des changements ci-dessus? Quels autres facteurs indépendants du projet peuvent-ils avoir contribué aux changements?
En conséquence du projet, est-ce que d'autres initiatives ont été prises, d'autres services proposés ou de nouvelles contributions financières obtenues?
En quoi ce projet a-t-il contribué à améliorer l'hygiène de vie des personnes visées?
Quels nouveaux partenariats sont nés à la suite du projet? De quelle nature étaient-ils et qu'ont-ils apporté?
A-t-on continué à appliquer le modèle ou la méthode une fois que les premiers fonds octroyés ont été épuisés?
Dans quelle mesure ce modèle ou cette méthode sont-ils transposables à d'autres communautés?

4. Que changerions-nous si c'était à refaire? « Et maintenant? » (Avenir du projet évalué et d'autres projets)

On évalue les projets pour en tirer des leçons. C'est souvent en réfléchissant aux difficultés rencontrées au cours du projet que l'on en tire les meilleures leçons. Voici des exemples de questions qui pourraient être posées :

La mise en ouvre du projet a-t-elle permis de découvrir des méthodes plus efficaces pour atteindre les objectifs?
Quelles connaissances supplémentaires faudrait-il acquérir pour rendre le travail plus efficace?
Pour mieux atteindre les buts et les objectifs du projet, de quel complément d'appui et de ressources aurait-il fallu bénéficier de la part des groupes communautaires?
Est-il possible d'atteindre les objectifs du projet en utilisant moins de ressources? (rapport coût/efficacité)
Quels autres groupes ou particuliers auraient pu faire leur part dans le projet?
Que pourrait-on faire pour élargir le réseau de personnes disposées à participer à la lutte contre le problème auquel s'attaquait le projet?
A-t-on répondu à tous les besoins du projet?
Y a-t-il une meilleure façon de fixer des buts et des objectifs réalistes dès le stade initial de la planification?
En conséquence du projet, les systèmes administratifs et de gestion ont-ils évolué vers plus d'efficacité?

5. Comment comptons-nous utiliser les résultats de l'évaluation dans un but d'apprentissage continu? « Et après » (Utilisation des résultats de l'évaluation)

L'évaluation participative a cela d'intéressant qu'elle prévoit des moyens de mettre à profit les résultats d'évaluation aussi bien pendant le projet qu'à la fin. Voici des questions à étudier au moment de faire l'ébauche d'une évaluation :

Comment s'y est-on pris pour utiliser les résultats de l'évaluation au fur et à mesure et, ainsi, éclairer la planification et la mise en ouvre des stratégies et des activités du projet?
Comment utilisera-t-on les résultats de l'évaluation pour enrichir les connaissances à l'avenir?
Dans quels documents les conclusions finales de l'évaluation seront-elles consignées, comment ces documents seront-ils diffusés?
Pourrait-on présenter les résultats de l'évaluation sous d'autres formes, afin qu'un plus grand nombre de personnes puissent en profiter?
Comment utilisera-t-on les résultats de l'évaluation lorsqu'on planifiera de nouveaux projets?
Comment utilisera-t-on les résultats de l'évaluation pour influer sur les politiques et les priorités en matière de recherche?

Pendant toute la durée du projet, la démarche de l'évaluation sera guidée par le souci de répondre à ces cinq questions fondamentales. Les enseignements tirés des efforts déployés pour répondre à ces questions peuvent ensuite éclairer le travail lorsque vous aurez à façonner des projets en cours ou futurs.

3.2 Les cinq étapes de l'évaluation

Les étapes à suivre pour répondre aux cinq questions fondamentales de l'évaluation sont brièvement décrites ci-dessous. Elles seront expliquées plus en détail dans les cinq chapitres suivants.

1. Définition du travail à accomplir dans le cadre du projet

L'évaluation d'un projet n'est possible que si l'on en a défini les buts et les objectifs de façon claire et quantifiable. Cette condition semble aller de soi. Pourtant, plus d'une évaluation est allée à vau-l'eau pour la simple raison que ce travail préliminaire n'avait pas été fait.

Le chapitre 4 intitulé « Définition du travail à accomplir dans le cadre du projet » donne des idées sur la façon de collaborer pour cerner clairement les buts et les objectifs du projet.

2. Élaboration des indicateurs de réussite et de leurs mesures

La définition de ce qui constitue la réussite d'un projet est une autre étape importante de la préparation d'une évaluation. Il est indispensable que les responsables définissent les indicateurs de réussite de leurs projets, indicateurs qui leur permettent de savoir s'ils ont accompli ce qu'ils s'étaient promis de faire et de mesurer l'impact de leur projet.

Le chapitre 5 intitulé « Élaboration des indicateurs de réussite » traite du processus plus en détail, donne certains exemples d'indicateurs précis et propose une activité pouvant être utilisée pour aider à déterminer des indicateurs de réussite pour un projet.

3. Collecte des données d'évaluation

Une fois que l'on a franchi les deux premières étapes, il est nécessaire de se poser les questions suivantes :

de quelle information a-t-on besoin?
qui peut fournir cette information?
comment aller chercher cette information?

Le chapitre 6 « Collecte des données d'évaluation »passe en revue les divers instruments qui sont àla disposition des évaluateurs et propose des moyens d'élaborer les outils d'évaluation qui correspondent le mieux aux projets. Il donne également des conseils et des mises en garde concernant l'utilisation de ces outils.

4. Analyse et interprétation des données

À mesure que l'on réunit les données nécessaires à l'évaluation, on doit les résumer et les analyser, puis en dégager les principaux enseignements. Ce processus continu aide le personnel de projet à préparer son rapport d'évaluation final.

Les conseils donnés au chapitre 7 « Analyse et interprétation des données »sont destinés à faciliter cette partie du processus.

5. Utilisation des résultats de l'évaluation

Les résultats de l'évaluation peuvent servir, pendant le déroulement même du projet, à améliorer la planification et la mise en ouvre des activités qui le composent. En faisant part de leurs résultats aux autres personnes ou groupes intéressés, les responsables de chaque projet enrichissent le fonds de connaissances communes sur la promotion de la santé.

Le chapitre 8 « Utilisation des résultats de l'évaluation »donne des suggestions quant à la façon d'utiliser les conclusions de l'évaluation pendant et après le projet.

À mesure qu'ils passent à travers ces cinq étapes, les groupes qui parrainent les projets se donnent les outils dont ils ont besoin pour répondre aux cinq questions fondamentales de l'évaluation. Pour les petits projets dotés de ressources modestes, le processus sera simple et direct. Pour les projets d'envergure absorbant des ressources importantes, l'ampleur du travail impliqué à chaque étape variera selon la complexité des buts et des objectifs du projet.

Pour tous les projets, les responsables devraient :

fixer des limites réalistes, d'une part, au nombre de questions spécifiques de projet à inclure dans l'évaluation et, d'autre part, à la quantité d'information devant être recueillie pour y répondre, compte tenu des ressources dont dispose le groupe pour mener l'évaluation;
rappeler que la qualité de l'information collectée, non la quantité, est le facteur primordial de l'évaluation.

Un rappel : Les évaluations qui remplissent le mieux leur fonction sont celles qui sont claires et faciles à comprendre

3.3 Les outils à utiliser pour suivre le plan d'évaluation

Le présent guide propose plusieurs outils susceptibles de vous aider à suivre le plan d'évaluation. Les exemples qui suivent représentent les types d'activités de projet de Agence de la santé publique du Canada les plus courants

Évaluation des besoins
Éducation et sensibilisation
Création de ressources
Développement des compétences
Élaboration de modèles novateurs
Élimination des obstacles à la santé.
Unevue synoptique (une page) du Plan d'évaluation de projet (voir la section 3.4).
Une Fiche de travail sur la formulation des cinq questions fondamentales de l'évaluation ainsi que des Exemples concernant la façon de formuler les questions adaptées à un type d'activités (voir l'annexe 3).
- Le personnel de projet peut utiliser la fiche vierge pour élaborer les cinq questions d'évaluation. Les exemples servent à montrer comment on peut raffiner les questions selon les besoins d'évaluation qui sont propres au projet.
Une Fiche de travail pour la détermination des indicateurs de réussite et des Exemples concernant la façon de déterminer des indicateurs par type d'activités (voir l'annexe 4).
- Le personnel de projet peut utiliser la fiche de travail pour élaborer les indicateurs de réussite et de leurs mesures qui sont propres à son projet. Les exemples n'ont d'autre but que de montrer comment s'y prendre pour élaborer des indicateurs de réussite et des mesures susceptibles d'être utiles.

3.4 Le plan d'évaluation de projet

Vous trouverez à la page suivante une vue synoptique du plan d'évaluation. Cet outil est d'un grand secours pendant les tâches suivantes :

présentation du plan
contrôle des travaux d'évaluation
rédaction des rapports d'évaluation

Plan d'évaluation de projet

Les 5 questions fondamentales d'évaluation

Quoi?¹

l. Avons-nous accompli ce que nous avions prévu de faire?