ARCHIVÉE - Évaluation formative du programme des centres de collaboration nationale en santé publique (CCNSP)

 

  Recommandations de l’évaluation Réponse de la direction Plan d’action de la direction Produits livrables Date prévue d’achèvement Responsable Reddition de compte

1

 

 

 

L’ASPC doit veiller à ce que les structures de gouvernance du Programme des CCNSP demeurent solides et efficaces.

EN ACCORD

L’Agence continuera de veiller à ce que le Programme des CCNSP soit pertinent et à ce qu’il s’harmonise aux exigences du gouvernement fédéral et de l’ASPC, et continuera d’utiliser les structures et processus de gouvernance, de responsabilisation et de mesure du rendement pour désigner et traiter les lacunes.

La mesure du rendement, les conditions relatives aux accords de contribution et les autres exigences de l’ASPC se rapportant au Programme des CCNSP continueront d’être mises en oeuvre.

Le financement de programme annuel de 9,5 M$ par l’entremise des accords de contribution sera maintenu, à condition qu’il y ait suffisamment de ressources disponibles.

Rapports sur la surveillance, la planification budgétaire et l’allocation de fonds présentant notamment les éléments suivants :

En cours

Secrétariat du Programme

DG

Rapports d’étape des CCN, examens des plans de travail, évaluations annuelles des risques, autres rapports exigés (c.-à-d. visites sur place des organismes hôtes et des CCN par un vérificateur [selon les exigences des processus de l’ASPC et sous réserve d’un nombre suffisant de ressources disponibles])

En cours

Secrétariat du Programme

Le Bureau des la pratique en santé publique (BPSP) continuera de travailler aux activités d’harmonisation des Subventions et Contributions

(S et C) de l’ASPC

Participation aux réunions sur le renouvellement des S et C

(c.-à-d. EMOP) 

T4 2008-2009

Secrétariat du Programme

1.1 La structure du Conseil consultatif et des comités aviseurs des CCN doit être maintenue.

EN ACCORD AVEC CONDITION, AVEC 1.1

L’ASPC réexaminera la structure de relations du Conseil consultatif.

L’ASPC examinera la structure de relations du Conseil consultatif

Soutien continu de la structure de relations actuelle du Conseil consultatif et de la structure révisée

Description étayant le processus et les procédures approuvés aux fins de la modification de la structure du Conseil consultatif

Intégration de la structure de relations révisée du Conseil consultatif au guide du Programme (voir le point 2.1 ci-dessous)

T1 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

1.2 Le secrétariat du Programme des CCNSP et le Conseil consultatif doivent revoir le rôle de ce dernier eu égard au besoin de soutien des CCN qui passent de la phase de mise en œuvre au statut d’organisations stables.

EN ACCORD AVEC CLARIFICATION DE 1.2

L’ASPC, en consultation avec le secrétariat du Programme des CCNSP et le Conseil consultatif, réexaminera les conseils techniques et le rôle d’orientation envers les CCN dans leur développement en tant qu’organisations stables. Il importe de souligner qu’au départ, le gouvernement fédéral prévoyait qu’il faudrait 15 ans pour mesurer la pleine incidence du Programme.

Le secrétariat du Programme des CCNSP et le Conseil consultatif procéderont à un examen annuel du mandat du Conseil consultatif.

Recommandation relative aux modifications du mandat en ce qui concerne les S et C

T4 2008-2009

T1 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

1.3 La haute direction de l’ASPC doit examiner et régler les problèmes sous-jacents liés au recrutement et au maintien en poste du personnel du secrétariat du Programme des CCNSP.

EN ACCORD AVEC 1.3

Le BPSP réglera les problèmes relatifs aux ressources humaines en vue de maintenir la capacité du secrétariat du Programme des CCNSP à appuyer la surveillance et le développement du Programme.

Les processus actuels en cours relatifs aux ressources humaines (RH) seront accélérés.

Achèvement des processus relatifs aux RH maintenant en cours

T4 2008-2009

Directeur

DG

La stratégie de recrutement et de maintien en poste des ressources humaines sera mise en oeuvre afin d’attirer du personnel qualifié et de le maintenir en poste.

Stratégie relative aux ressources humaines

T2 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

Le BPSP appuiera les possibilités de formation du personnel afin de renforcer la capacité du Programme des CCNSP.

Liste des possibilités de formation et du personnel formé

T1 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

2

 

 

 

L’ASPC, en collaboration avec le Conseil consultatif et les CCN, doit réviser le mandat actuel des CCNSP, plus précisément :

 

 

 

 

 

 

2.1 Réviser et préciser les paramètres de participation des CCN en matière de production des connaissances, du développement des capacités, de l’intercession et du soutien professionnel.

EN ACCORD AVEC CLARIFICATION AVEC 2.1

Cette recommandation ne reflète pas le contexte au sein duquel l’ASPC fonctionne en tant que bailleur de fond à distance des CCN.

Le secrétariat du Programme participe déjà à un examen stratégique avec le Conseil consultatif et les CCN dans le but de fournir des directives concernant la viabilité du Programme.

En outre, la recommandation d’examiner le mandat actuel du Programme contredit les conclusions globales de l’évaluation selon lesquelles « [...] la conception fondamentale du modèle des CCNSP est appropriée et aucune modification importante est suggérée aux éléments qui la définie. » (Résumé, page ii).

Le secrétariat du Programme a commencé son travail d’un plan stratégique de viabilité avec le Conseil consultatif de l’ASPC, les CCN et les présidents de leurs comités aviseurs en vue de clarifier les priorités et de déterminer l’orientation et la portée des activités au cours du prochain cycle du Programme.

Le plan stratégique comprend:

un plan de communications, l’achèvement d’un guide du Programme et des plans de transition élaborés avec la collaboration des CCN

 

T3 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

2.2 Examiner le cadre organisationnel des domaines précis des CCN en vue d’en améliorer la logique, de concilier les redondances, de préciser les auditoires cibles et d’accroître la flexibilité afin de répondre aux secteurs prioritaires nouveaux et émergents.

EN ACCORD AVEC CLARIFICATION DE 2.2

Voir la réponse au point 2.1 ci-dessus et en fonction de l’exigence des accords de contribution en matière d’« indépendance ». L’ASPC ne peut pas dicter la façon dont les CCN choisissent d’organiser leurs activités.

L’ASPC continuera d’examiner et de surveiller la structure du Programme ainsi que de clarifier les priorités en matière de synthèse, d’analyse et d’échange des connaissances et de les communiquer aux CCN, surtout par l’entremise de consultations avec le Conseil consultatif et les intervenants en santé publique.

Examen du rapport sur le modèle logique du Programme et des structures de rapports (par l’entremise d’un processus de Demandes de propositions)

T1 2009-2010

Secrétariat du Programme

DG

2.3 Réexaminer les allocations de fonds des CCN en fonction des décisions prises à la suite des révisions proposées aux points 2.1 et 2.2 ci-dessus.

EN ACCORD AVEC CLARIFICATION DE 2.3

L’ASPC continuera d’appuyer les CCN par l’entremise d’accords de contribution tout en reconnaissant la relation à distance, telle qu’elle est décrite aux points 2.1 et 2.2.

Le secrétariat du Programme des CCNSP continuera d’examiner et de surveiller les exigences en matière de financement des CCN afin d’appuyer les activités proposées, selon les fonds disponibles.

Allocation des fonds de S et C et planification du budget annuel

En cours

Directeur

DG

3

 

 

L'ASPC, en collaboration avec le Conseil consultatif et les CCN, doit établir un mécanisme indépendant destiné à renforcer le leadership, le soutien et la coordination.

EN ACCORD AVEC CLARIFICATION DE 3.0

L’ASPC approuve le concept visant à « établir un mécanisme indépendant », par contre, cette recommandation ne reflète pas le contexte au sein duquel l’ASPC fonctionne en tant que bailleur de fond à distance des CCN. L’ASPC n’a pas le mandat d’« établir un mécanisme indépendant ». L’ASPC appuie fortement l’établissement d’un mécanisme indépendant. Cette responsabilité incombe au Secrétariat des dirigeants des CCN.

L’établissement d’un mécanisme indépendant destiné à renforcer les rôles de leadership, de soutien et de coordination s’avère spécifique à la collaboration entre les CCN et est traité avec la création d’un secrétariat commun et amélioré des dirigeants des CCN. Ce secrétariat est chargé d’augmenter le nombre et le type de projets de collaboration et d’activités entre les centres et de présenter des rapports aux dirigeants de chacun d’eux.

Le Conseil consultatif offre des orientations et des conseils à l’ASPC, qui les transmet aux CCN. Ce mécanisme reflète un processus d’examen par les pairs et a lieu trois fois par année.

 

 

 

 

 

 

3.1 Le mécanisme devra permettre de renforcer les fonctions essentielles suivantes :

- Orientation stratégique et leadership pour le Programme des CCNSP en SAEC, y compris une présence accrue et des liens plus solides avec les partenaires, les collaborateurs et les parties intéressées nationaux et internationaux.




Le secrétariat du Programme des CCNSP et le Conseil consultatif continueront de fournir des conseils techniques et du soutien aux dirigeants des CCN, au besoin, entre autres, de l’aide dans l’expansion des réseaux nationaux de santé publique en matière de SAEC.




L’ASPC a un important rôle à jouer dans le développement de la capacité en matière de SAEC pour la santé publique au Canada. Elle intercèdera à l’expansion du mandat de SAEC au sein de ses divisions et programmes et des autres ministères fédéraux.




Forum interministériel afin de présenter les activités et orientations des CCN et de faciliter un réseautage élargi. Élaboration d’une liste des mécanismes possibles pour un dialogue interministériel à propos de SAEC.




T1 2009-2010




Secrétariat du Programme




DG

- Soutien technique en matière de SAEC pour les CCN, y compris l’élaboration d’un cadre conjoint de SAEC, l’amélioration des efforts de collaboration concernant l’établissement de stratégies, de processus et d’outils de SAEC, la réduction du dédoublement et le développement des connaissances et de la capacité touchant la SAEC pour le personnel des CCN.  

- Activités de coordination des CCN, y compris, sans s’y limiter, les fonctions du secrétariat des dirigeants des CCN, l’hébergement et la maintenance du portail Web commun, l’organisation de l’atelier d’été et d’autres forums communs et la mise au point de systèmes centralisés appuyant tous les CCN.

Les CCN collaborent pour régler ces questions.

Le secrétariat du Programme continuera de lier les CCN à d’éventuels partenaires parmi les secteurs de l’ASPC et d’autres ministères fédéraux. Le Conseil consultatif de l’ASPC fournit également des directives au sujet de ces préoccupations.

Le secrétariat du Programme des CCNSP et le Conseil consultatif continueront d’encourager les fonctions de leadership du secrétariat des dirigeants des CCN en offrant conseils et soutien.

Continuer de fournir des directives et des conseils aux CCN par l’entremise de mécanismes de rétroaction, comme l’examen des rapports d’étape et plans de travail effectué par le Conseil consultatif.

Communications au moyen de lettres de rétroaction officielles et de discussions continues (téléconférences etc.)

En cours

Secrétariat du Programme

DG

3.2 L’ASPC doit fournir les ressources supplémentaires suffisantes à l’application de la recommandation 3.1.

Les budgets actuels des CCN et du secrétariat du Programme des CCNSP ne pourraient pas couvrir le coût des fonctions et des activités prévues.

CLARIFICATION de 3.2 EXIGÉE

Cette recommandation contredit les conclusions globales de l’évaluation qui : « montrent que, [...] pour l’instant, il n’est pas nécessaire d’augmenter l’enveloppe budgétaire de base des CCN, qui s’élève à 9,15 M$. » (Résumé, p. iii)

Les CCN recevront encore un financement de programme annuel de 9,5 M$ par l’entremise des accords de contribution, comme le décrit la recommandation 1.0. L’ASPC a également fourni un financement supplémentaire en S et C (25 k$) afin d’embaucher un agent des communications pour le secrétariat commun des dirigeants des CCN au T4 de l’exercice 2008-2009. Les demandes de financement supplémentaire seront étudiées si possible.

 

  

 

 

 

4

Le secrétariat du Programme des CCNSP doit rencontrer les représentants des organismes hôtes pour repérer et régler les inquiétudes soulevées.

APPROBATION AVEC CLARIFICATION

Le secrétariat du Programme des CCNSP a accueilli les organismes hôtes afin de discuter des inquiétudes soulevées. Or, le rôle de ces derniers ne consiste pas à diriger les activités des CCN, lesquelles, parfois, ont fait l’objet de préoccupations.



Les discussions avec les organismes hôtes se poursuivront dans le cadre des visites prévues sur place pour les examens liés au rendement et aux finances avec les vérificateurs externes (assujetties aux ressources disponibles) de même qu’à l’occasion d’autres réunions.



Visites sur place auprès des organismes hôtes, selon les ressources disponibles

Rapports de réunion avec les organismes hôtes



En cours



Directeur

Secrétariat du Programme



Directeur

5

Le secrétariat du Programme des CCNSP, en collaboration avec le Conseil consultatif et les CCN, doit élaborer une stratégie de viabilité à long terme pour les CCN. Cette stratégie devra prendre en considération l’approche appropriée pour obtenir d’autres sources de financement ainsi que les paramètres qui y sont associés.

APPROBATION

Le Programme des CCNSP est un programme de « services votés » viable.

Le secrétariat du Programme des CCNSP, le Conseil consultatif, les CCN et les présidents de leurs comités consultatifs sont en train d’élaborer un plan afin de traiter de la viabilité du Programme. (Voir la réponse à 2.1 ci-dessus.)

Les CCN doivent étudier d’autres sources de financement éventuelles à des fins de collaborations et de partenariats pour une indépendance réussie et la viabilité du Programme à long terme. Déjà, certains CCN ont bénéficié de fonds considérables pour leurs travaux.


Voir 2.1 ci-dessus


Voir 2.1 ci-dessus

 

 

 

6

 

 

L’ASPC doit examiner les exigences et les processus des CCN en matière de production de rapports afin de diminuer le fardeau administratif.

APPROBATION

Le secrétariat du Programme des CCNSP a surveillé les progrès des CCN, constaté des améliorations en matière de rendement et reconnu le fardeau touchant la production de rapports. Cette évaluation formative a permis de valider les réalisations des CCN.


Les préoccupations concernant la production de rapports feront l’objet d’une discussion au cours de la prochaine réunion du Conseil consultatif de l’ASPC afin qu’il émette des recommandations.


Rapport de la réunion du Conseil consultatif de l’ASPC


T4 2008-2009


Directeur
Secrétariat du Programme


DG

Le secrétariat du Programme procède à la conception d’un outil de production de rapports en ligne qui réduira le fardeau en la matière. 

Outil de production de rapports en ligne

T3 2009-2010

GI-TI

GI-TI

6.1 La quantité de rapports exigés des CCN devrait être proportionnelle au risque évalué.

Voir 6.0 ci-dessus

 

 

 

 

 

6.2 Les CCN bien établis qui présentent peu de risques ne devraient produire qu’un seul rapport par année, qui sera axé sur les résultats, et non sur les activités.

Voir 6.0 ci-dessus

 

 

 

 

 

7

L’ASPC devra préciser les mécanismes appropriés dont se serviront les CCN en matière de collaboration et d’établissement de liens ainsi que les attentes à cet égard, puis elle devra les communiquer aux programmes de l’ASPC et aux CCN. De plus, elle devra fournir aux services et aux programmes de l’ASPC des produits et des services relatifs à la SAEC.

APPROBATION AVEC CLARIFICATION

Le secrétariat du Programme a encouragé, et continuera de le faire, les programmes de l’ASPC à contacter les CCN afin de réaliser des projets de collaboration. Ces derniers peuvent voir le jour grâce à des contrats, des PE, etc. Toutefois, comme il est mentionné précédemment, l’ASPC ne peut pas diriger les activités des CCN.

 

 

 

 

 

8

Il faut examiner et réviser le modèle logique du Programme des CCNSP avant d’entamer une évaluation sommative de ce dernier.

APPROBATION

Le secrétariat du Programme des CCNSP, en consultation avec l’ASPC et les intervenants, élaborera un plan d’action afin d’établir les priorités et de se préparer pour l’évaluation sommative qui se fera en 2010-2011.


Concernant l’évaluation sommative, un plan d’action sera élaboré par des contractuels sélectionnés à la suite d’un processus de DP, avec l’appui du Centre d’excellence pour l’évaluation et la conception des programmes (CEECP) de l’ASPC. Le plan comprendra un examen du modèle logique, tel qu’il est énoncé ci-dessus. 


Rapport sur le plan d’action relatif à l’évaluation sommative

 


T4 2009-2010


Directeur

CEECP Secrétariat du Programme


DG

CEECP


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