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ARCHIVÉ - Rapport de vérification - Cadre de gestion financière

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Rapport de vérification - Cadre de gestion financière (Document PDF - 115 ko - 31 pages)

Approuvé par l'administrateur en chef de la santé publique
le 28 mars 2012

Table des matières

 

Résumé

1. Dans le Plan de vérification axé sur les risques, l'Agence de la santé publique du Canada (l'ASPC ou l'Agence) a classé la vérification du cadre de gestion financière parmi ses priorités en 2011‑2012. Cette vérification a été effectuée en partie dans l'objectif d'évaluer de façon proactive l'état de préparation de l'Agence à satisfaire aux exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor (CT).

2. L'objectif de la vérification consistait à évaluer l'état actuel et le caractère adéquat du cadre de gestion financière de l'Agence. La vérification, qui portait sur la méthode utilisée pour satisfaire aux exigences du CT énoncées dans le Cadre des politiques de gestion financière, la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur le contrôle interne, était axée sur le contrôle interne en matière de rapports financiers. Aux termes de la Politique sur le contrôle interne, l'Agence doit achever sa première annexe des états financiers pour l'exercice 2011-2012 avec la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.

3. La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, qui ordonne aux ministères et aux organismes de gérer les fonds publics de façon efficace, est exclue de la vérification, car elle sera examinée ultérieurement dans le cadre de la vérification de l'affectation des ressources financières.

4. La Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, qui a pour objet de veiller à ce que les systèmes de gestion financière fournissent en temps opportun une information financière plus exacte, plus fiable et plus accessible, est également exclue de la vérification, car l'ASPC bénéficie des services de soutien de Santé Canada en ce qui concerne son système financier (SAP).

5. La vérification ne portait pas sur la validité, l'exhaustivité et l'exactitude des opérations financières déclarées dans les états financiers ministériels, ni sur l'efficacité des contrôles financiers en place.

6. Les critères de vérification proviennent du Cadre des politiques de gestion financière du CT ainsi que du document Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, préparé par le Bureau du contrôleur général et publié en mars 2011. Les travaux de vérification ont eu lieu entre juin et octobre 2011.

Constatations

7. Il existe une structure de gouvernance en matière de gestion financière, qui fait actuellement l'objet d'un examen. Nous n'avons trouvé à l'Agence aucun cadre de gestion financière établissant avec précision les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des personnes participant à la gestion financière. L'existence d'un cadre de gestion financière propre à l'organisme constitue une exigence aux termes de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière. Ce type de cadre est important, car bien que le dirigeant principal des finances (DPF) soit responsable de la gestion financière de l'Agence dans l'ensemble, il doit compter énormément sur les gestionnaires de l'Agence, qui sont responsables d'assurer l'efficacité de la gestion financière de toutes les activités de leurs secteurs de responsabilité respectifs. Le cadre de gestion financière de l'Agence fournirait des directives sur les politiques que les gestionnaires doivent respecter ainsi que des responsabilités connexes.

8. Les gestionnaires et les membres du personnel de l'ASPC oeuvrant dans le secteur de la gestion financière reçoivent une formation, qui comprend des contrôles internes, mais cette formation est fragmentée et il n'existe aucun plan de formation officiel en matière de gestion financière dans l'ensemble de l'Agence. Un plan de la sorte aiderait les gestionnaires et les employés à s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion financière. De plus, bien que de nombreuses politiques aient été élaborées, la plupart d'entre elles n'ont pas encore été approuvées.

9. Les progrès relatifs au fait de consigner les principales procédures en matière de gestion financière et à la détermination des principaux contrôles internes sont limités. L'Agence n'a pas élaboré de plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif comprenant les jalons importants, les ressources nécessaires et l'échéancier des activités liées à l'application de la Politique sur le contrôle interne du CT. De plus, il n'existe aucun mécanisme officiel visant à favoriser et à surveiller l'application de cette politique.

10. Bien que l'ASPC et Santé Canada poursuivent les discussions à ce sujet, l'entente interministérielle relative aux services financiers n'a pas été révisée depuis sa mise en oeuvre, soit en 2004. En outre, il n'existe aucun mécanisme officiel destiné à assurer l'efficacité des contrôles internes portant sur les procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence.

Conclusion

11. L'Agence commence à appliquer les exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du CT. L'application de cette politique nécessite la réalisation d'évaluations pluriannuelles tenant compte des risques, de l'état de préparation actuel et des capacités des ministères. L'administrateur en chef de la santé publique et le dirigeant principal des finances ont maintenant la responsabilité de dévoiler, au moyen d'un résumé, les résultats des évaluations du système de contrôle interne en matière de rapports financiers que l'Agence a réalisées avant le 31 mars 2012. Ainsi, chaque année, ils doivent faire état des progrès et des plans d'action connexes visant à régler des problèmes importants relevés dans le cadre de ces évaluations. Par conséquent, des progrès considérables devront être réalisés à cet égard.

12. Les gestionnaires doivent porter une attention particulière afin d'obtenir les résultats suivants:

  • définir, consigner et mettre en oeuvre un cadre de gestion financière établissant avec précision les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des personnes participant à la gestion financière;
  • élaborer un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif, affecter les ressources nécessaires, établir une structure favorisant le respect des exigences de la Politique sur le contrôle interne du CT, et satisfaire à ces exigences;
  • faire approuver les ébauches des lignes directrices, des directives et des politiques en matière de gestion financière, et les transmettre aux gestionnaires et aux membres du personnel de l'Agence en temps opportun;
  • modifier l'entente interministérielle actuelle passée avec Santé Canada en ce qui concerne la prestation de services financiers, y compris les mécanismes officiels d'assurance relatifs aux procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence.

Énoncé d'assurance

13. Selon le jugement professionnel de la directrice générale, vérification et évaluation, l'exactitude de la conclusion de la vérification s'appuie sur le caractère suffisant et approprié des procédures de vérification appliquées et des éléments de preuve recueillis. Les constatations et la conclusion de la vérification se fondent sur la comparaison des conditions qui s'appliquaient le 25 octobre 2011 et des critères de vérification convenus avec les gestionnaires. De plus, les éléments de preuve ont été recueillis conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

Shelley Borys
Directrice générale, Vérification et évaluation 

Réponse de la direction

14. La direction de l'Agence accepte nos constatations et nos recommandations. Un plan d'action de la direction ainsi que les remarques d’introduction du DPF sont présentés à l'annexe B.

Contexte

15. Le Conseil du Trésor (CT) a instauré un Cadre des politiques de gestion financière et des moyens d'action connexes établissant une démarche intégrée relative à la gestion financière du secteur public dans l'objectif d'améliorer la qualité de la gestion financière et des contrôles internes. Parmi les principales modifications attribuables à cette initiative, mentionnons que tous les ministères et les organismes sont tenus de produire des états financiers annuels vérifiables1. De plus, les administrateurs généraux doivent signer chaque année une Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers, qui est placée en préface des états financiers de l'Agence.

16. Conformément à une exigence du Cadre des politiques de gestion financière du CT, l'administrateur en chef de la santé publique (ACSP), à titre d'administrateur des comptes, est tenu de rendre compte aux comités parlementaires de l'exercice de ses responsabilités de gestion, dont la gestion financière. À cette fin, il bénéficie de l'aide du dirigeant principal des finances (DPF), qui lui fournit des conseils stratégiques objectifs relatifs à la gestion des affaires et à la gestion financière, en plus d'occuper un rôle fondamental en matière de gérance en ce qui concerne les lois, les règlements, les politiques, les directives et les normes concernant la gestion financière.

17. Dans l'ensemble, le Cadre des politiques du CT est composé d'un Cadre des politiques de gestion financière (1er juin 2010) et de quatre nouvelles politiques, soit les suivantes :

  • Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière (1er avril 2009);
  • Politique sur le contrôle interne (1er avril 2009)
  • Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers (1er juin 2010)2;
  • Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière (1er janvier 2010)3.

Chaque document de politique décrit un élément du cadre de gestion financière en général. La présente vérification, qui vise entre autres la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur le contrôle interne, est axée sur le contrôle interne en matière de rapports financiers.

18. Le Cadre des politiques de gestion financière établit une démarche intégrée relative à la gestion financière du secteur public, et il précise les rôles et les responsabilités des administrateurs généraux, du contrôleur général du Canada, des DPF et des hauts gestionnaires du ministère. La Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière énonce les responsabilités relatives aux capacités et à la gouvernance en matière de gestion financière.

19. Les administrateurs généraux constituent les administrateurs des comptes de leur organisation en application de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) (article 16.3). Ainsi, aux termes de la Politique sur le contrôle interne du CT, ils sont responsables de veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l'examen du système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière, compris les rapports financiers et les comptes du ministère. En application de cette politique, il est attendu que les ministères s'acquittent des tâches suivantes :

  • réaliser des évaluations annuelles de leurs systèmes de contrôles internes;
  • établir des plans d'action pour apporter les modifications nécessaires;
  • joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers un résumé des résultats des évaluations et un plan d'action visant à régler des problèmes importants relevés dans le cadre de cette évaluation.

20. Par conséquent, l'administrateur en chef de la santé publique et le dirigeant principal des finances ont maintenant la responsabilité de dévoiler un résumé des évaluations réalisées avant le 31 mars 2012, y compris les progrès et les plans d'action connexes.

21. Les contrôles internes, qui sont effectués à tous les niveaux des organisations, font partie intégrante du cadre de gestion des risques des organisations. À la base, les contrôles internes sont simplement de bonnes pratiques qui permettent à une organisation d'atteindre ses objectifs, d'assurer l'efficience et l'efficacité des opérations, de respecter les politiques et les règlements et de protéger les actifs. Voici des exemples de contrôles internes :

  • des politiques et des pouvoirs en matière de gestion financière qui sont conçus pour atténuer les risques financiers et qui sont communiqués;
  • le respect des lois sur la gestion financière, des politiques et des pouvoirs qui font l'objet d'une surveillance régulière;
  • des opérations qui sont codées et consignées avec exactitude et rapidité pour contribuer au traitement de l'information exact et rapide.

22. Afin de gérer efficacement l'application de la Politique sur le contrôle interne du CT, celui‑ci a créé trois regroupements d'usagers en fonction de la taille des crédits du ministère (Agence); les plus grands ministères font partie du premier regroupement. Le CT a procédé de la sorte, car les plus petits ministères peuvent ainsi tirer profit des travaux réalisés par les autres regroupements d'usagers qui les ont précédés. L'ASPC, qui fait partie du troisième regroupement d'usagers réunissant les plus petits ministères (et organismes), doit préparer sa première annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, qui sera jointe à ses états financiers 2011-2012.

1 États financiers vérifiables : États financiers qui peuvent résister à une vérification fondée sur les contrôles.

2 La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers ordonne aux ministères et aux organismes de gérer les fonds publics de façon efficace grâce à une planification et une budgétisation ainsi qu'à une prise de décision sur l'affectation, la réaffectation et l'utilisation des ressources financières qui sont appuyées par des analyses solides reposant sur une information fiable.

3 La Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière veille à ce que les systèmes de gestion financière fournissent en temps opportun une information financière plus exacte, plus fiable et plus accessible.

Au sujet de la vérification

Pouvoir

23. Dans le Plan de vérification axé sur les risques pour 2011-2014, l'Agence a classé la vérification du cadre de gestion financière parmi ses priorités en 2011‑2012. Cette vérification contribuera à évaluer l'état de préparation de l'Agence à satisfaire aux exigences de la politique relatives à une évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers.

Objectif

24. L'objectif de la vérification consistait à évaluer l'état actuel et le caractère adéquat du cadre de gestion financière de l'Agence.

Portée

25. La vérification, qui portait sur la méthode utilisée pour satisfaire aux exigences du CT énoncées dans le Cadre des politiques de gestion financière, la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et la Politique sur le contrôle interne, était axée sur le contrôle interne en matière de rapports financiers. Aux termes de la Politique sur le contrôle interne, l'Agence doit achever sa première annexe des états financiers pour l'exercice 2011-2012 avec la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers.

26. La Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, qui ordonne aux ministères et aux organismes de gérer les fonds publics de façon efficace, est exclue de la vérification, car elle sera examinée ultérieurement dans le cadre de la vérification de l'affectation des ressources financières.

27. La Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière, qui a pour objet de veiller à ce que les systèmes de gestion financière fournissent en temps opportun une information financière plus exacte, plus fiable et plus accessible, est également exclue de la vérification, car l'ASPC bénéficie des services de soutien de Santé Canada en ce qui concerne son système financier (SAP).

28. La vérification ne portait pas sur la validité, l'exhaustivité et l'exactitude des opérations financières déclarées dans les états financiers ministériels, ni sur l'efficacité des contrôles financiers en place.

Démarche et méthodologie

29. La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne.

30. Les critères de vérification ainsi que les sous-critères (annexe A) proviennent du Cadre des politiques de gestion financière du CT ainsi que du document Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, préparé par le Bureau du contrôleur général et publié en mars 2011. Les travaux de vérification, qui ont eu lieu entre juin et octobre 2011, comportaient les éléments suivants :

  • examen des documents pertinents à l'appui du cadre de gestion financière et des contrôles internes liés au nouveau Cadre des politiques de gestion financière du CT, y compris les politiques, les processus, les procédures, les pratiques et autres;
  • entrevues auprès des principaux membres du personnel participant directement ou indirectement à la gestion financière et aux contrôles internes liés au nouveau Cadre des politiques de gestion financière du CT, et auprès de représentants de la Direction générale du contrôleur ministériel et du Bureau de la vérification et de la responsabilisation de Santé Canada;
  • visite sur place au bureau de Winnipeg.

Constatations de la vérification et recommandations

Gouvernance

31. Nous nous attendions à constater l'existence d'une structure de gouvernance appropriée en matière de gestion financière, qui a été communiquée et surveillée. Nous nous attendions aussi à constater l'existence d'une structure organisationnelle, de responsabilités et de rôles clairement définis qui s'appuient sur des documents.

32. L'Agence a établi des comités de gouvernance, auxquels elle a confié un mandat. La structure de gouvernance de l'Agence, dont celle relative à la gestion financière, fait actuellement l'objet d'un examen visant à améliorer l'efficacité et l'efficience du processus décisionnel. Le mandat du comité responsable de la gestion financière conformément à la nouvelle structure de gouvernance devrait respecter les pratiques exemplaires et les exigences énoncées dans le Cadre des politiques de gestion financière du CT.

33. Dans le cadre de la structure de gouvernance actuelle, le Comité de gestion des ressources et de la planification (CGRP), un sous-comité du Comité exécutif (CE), est le principal forum où les cadres supérieurs de l'Agence peuvent discuter, formuler des recommandations et prendre des décisions en ce qui concerne la planification, l'établissement du budget et l'affectation des ressources, dont la surveillance, la production de rapports et d'autres activités relatives aux politiques en matière de gestion des biens.

34. Nous avons remarqué que le CE et le CGRP n'ont pas eu de discussion officielle sur les exigences énoncées dans le Cadre des politiques de gestion financière du CT. Par conséquent, il se peut que la haute direction connaisse mal les exigences du Cadre des politiques de gestion financières du CT, les problèmes liés à son application et les répercussions avec lesquelles elle pourrait avoir à composer. Cependant, nous avons constaté que le Bureau du dirigeant principal des finances (BDPF) communique périodiquement avec Santé Canada afin de mettre à profit ses travaux sur les contrôles internes, ainsi qu'avec le Secrétariat du CT et d'autres ministères devant préparer leur première annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers, qui sera jointe à ses états financiers 2011-2012.

35. Selon la structure organisationnelle actuelle du BDPF, le DPF relève à la fois de l'administrateur en chef de la santé publique et du sous-ministre délégué. Trois directeurs relèvent du DPF, soit le directeur de la Division de la gestion et de l'analyse des ressources, le directeur de la Division des politiques financières, des systèmes et des opérations, et le directeur du Centre d'expertise sur les subventions et les contributions. Les principales responsabilités des différentes directions du BDPF en matière de gestion financière sont décrites à l'annexe C.

36. Aux termes de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du CT, les DPF ont la responsabilité générale de soutenir et de conseiller l'administrateur général sur la gestion financière du ministère, en particulier sur la conception et le maintien d'un cadre de gestion financière ministériel approprié et des systèmes connexes de contrôle interne.

37. Un cadre de gestion financière ministériel devrait énoncer le contexte, les attentes et les exigences relatives à une saine gestion financière, dont le contrôle interne, à tous les niveaux de direction de l'Agence, conformément à la LGFP et aux politiques du CT. Nous n'avons trouvé à l'Agence aucun cadre de gestion financière s'appuyant sur des documents. Ce type de cadre est important, car bien que le DPF soit responsable de la gestion financière de l'Agence dans l'ensemble, il doit compter énormément sur les gestionnaires de l'Agence, qui sont responsables d'assurer l'efficacité de la gestion financière de toutes les activités de leurs secteurs de responsabilité respectifs. Le cadre de gestion financière de l'Agence fournirait des directives sur les politiques que les gestionnaires doivent respecter ainsi que des responsabilités connexes.

38. En juillet 2011, le BDPF a élaboré deux documents préliminaires visant à clarifier les rôles et les responsabilités de toutes les personnes4 participant au système de contrôles internes de l'ASPC afin de veiller à ce qu'elles comprennent bien les exigences liées aux contrôles internes et qu'elles les respectent. Il s'agit d'une politique sur le contrôle interne en matière de rapports financiers et du cadre de contrôle interne. L'objectif de la politique sur le contrôle interne en matière de rapports financiers consiste à veiller à gérer de façon adéquate les risques liés à la gérance des ressources de l'ASPC au moyen de contrôles internes efficaces, entre autres sur les rapports financiers. L'objectif du cadre de contrôle interne consiste à satisfaire aux exigences liées au contrôle interne en matière de rapports financiers. Ces documents n'ont pas encore reçu l'approbation officielle du DPF et de la haute direction, et les consultations menées sont limitées.

39. En conclusion, il existe une structure de gouvernance qui fait actuellement l'objet d'un examen. Nous n'avons trouvé à l'Agence aucun cadre de gestion financière s'appuyant sur des documents qui établit les rôles et les responsabilités des personnes participant à la gestion financière.

4 ACSP, DPF, hauts gestionnaires, gestionnaires et agents financiers.

Recommandation

Le dirigeant principal des finances devrait définir un cadre de gestion financière conforme à la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor, le consigner et l'appliquer. De plus, ce cadre de gestion financière devrait énoncer précisément les rôles et les responsabilités de toutes les personnes participant à la gestion financière, dont la haute direction.

Personnes et outils

41. Nous nous attendions à ce que l'Agence fournisse à ses employés la formation, les outils et les renseignements nécessaires pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion financière dans le domaine du contrôle interne en matière de rapports financiers. Nous nous attendions également à ce qu'il existe des politiques, des lignes directrices, des directives et des procédures, que celles‑ci soient communiquées et fassent régulièrement l'objet d'un examen. De plus, nous nous attendions à ce que les gestionnaires bénéficient d'un soutien en matière de gestion financière en ce qui concerne les politiques et les directives de l'Agence à ce sujet.

42. Le BDPF a rédigé des lignes directrices, des directives et des politiques financières sur différents sujets, comme les contrôles internes, l'accueil, la vérification des comptes, les déplacements, les cartes d'achat et la petite caisse. Bien que ces documents soient terminés, ils n'ont pas encore été approuvés par le DPF et le CE comme il se doit. Lorsque l'Agence ne dispose d'aucune politique particulière en matière de gestion financière, elle se fie aux politiques du CT et de Santé Canada à ce sujet. Le manque d'instruments approuvés pourrait entraîner la non‑conformité à certains éléments du Cadre des politiques de gestion financière du CT.

43. Conformément aux exigences de l'Agence, il importe que souligner que les gestionnaires suivent une formation obligatoire afin d'obtenir la délégation des pouvoirs financiers. De plus, les employés ayant des responsabilités liées à la mise en oeuvre d'un ou de plusieurs éléments du Cadre des politiques de gestion financière du CT suivent une formation approfondie en gestion financière.

44. La formation des employés et des gestionnaires de l'Agence en matière de gestion financière a été classée parmi les principales priorités au cours de la période de réflexion du BDPF du printemps. Cette formation est bel et bien offerte, mais elle est fragmentée et il n'existe aucun plan de formation officiel en matière de gestion financière dans l'ensemble de l'Agence. Un plan de la sorte contribuerait à déterminer les besoins et les priorités en matière de gestion financière et aiderait les gestionnaires et les employés à s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion financière.

45. Nous avons conclu qu'un plan officiel en matière de gestion financière aiderait les gestionnaires et les employés à s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion financière. De plus, bien que de nombreuses politiques aient été élaborées, la plupart d'entre elles n'ont pas encore été approuvées.

Recommandation

46. Le dirigeant principal des finances devrait, au besoin, faire approuver les versions préliminaires des lignes directrices, des directives et des politiques en matière de gestion financière, les transmettre rapidement aux gestionnaires et aux membres du personnel de l'Agence, puis préparer, en collaboration avec le directeur général de la Direction des ressources humaines, un plan d'apprentissage continu visant à aider les gestionnaires et les employés à appliquer ces instruments.

Gestion des risques et gérance

47. Nous nous attendions à ce qu'il existe des mécanismes de gestion des risques permettant de déterminer, d'évaluer, de surveiller et d'atténuer les risques en matière de gestion financière, et de produire des rapports à ce sujet. Nous nous attendions aussi à ce que la haute direction réagisse officiellement aux risques relatifs à la gestion financière liés au contrôle interne en matière de rapports financiers.

48. Nous nous attendions également à ce que l'Agence ait commencé à consigner ses principales procédures en matière de gestion financière, qu'elle ait déterminé ses principaux contrôles internes et que ces procédures soient régulièrement mises à jour par les responsables des procédures. Nous nous attendions aussi à ce que les procédures en matière de surveillance et de production de rapports aient été élaborées pour les principales procédures et les principaux contrôles internes, et que des mesures correctives soient prises au besoin.

49. Depuis la mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne du CT, les administrateurs généraux et les DPF doivent désormais prouver que leurs systèmes de contrôle interne sont bien gérés. Ils doivent effectuer une évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers, en fonction des risques présents dans leur milieu, dans les objectifs suivants :

  • veiller à ce que les opérations financières soient autorisées comme il se doit;
  • veiller au maintien adéquat des dossiers financiers;
  • atténuer adéquatement les risques de fraude, d'abus, de perte ou de mauvaise gestion;
  • veiller au respect des lois, des règlements et des politiques applicables.

50. L'Agence doit divulguer un résumé des résultats des évaluations et un plan d'action visant à régler des problèmes importants relevés dans le cadre de cette évaluation. Ce résumé doit être fourni avec les états financiers annuels et une Déclaration de responsabilité de la direction générale.

51. La Politique sur le contrôle interne du CT recense quatre étapes générales nécessaires à la mise en oeuvre. Voici ces étapes :

  • consigner les principales procédures en matière de gestion financière et les contrôles internes;
  • mettre la conception des principaux contrôles à l'essai;
  • réaliser des essais opérationnels des principaux contrôles;
  • mettre en oeuvre un programme de surveillance continue ou une procédure de surveillance afin d'assurer l'efficacité du contrôle interne en matière de rapports financiers.

    Le CT a élaboré un outil de diagnostic préliminaire destiné à fournir aux ministères et aux organismes une démarche pratique, étape par étape, afin de les aider à planifier et à effectuer une évaluation de l'efficacité de leurs systèmes de contrôles internes en matière de rapports financiers axée sur les risques, conformément à la Politique sur le contrôle interne du CT. De plus, il offre des renseignements sur les principales activités, le niveau d'effort normal et une date approximative à laquelle la mise en oeuvre devrait être terminée.

52. Le BDPF commence à appliquer les exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du CT.

53. Au printemps 2009, l'Agence a retenu les services d'experts-conseils afin qu'ils contribuent à la planification d'un projet visant à évaluer, à améliorer et à maintenir les contrôles internes au sein de l'Agence. Cette mesure aiderait l'Agence à soutenir une vérification de ses états financiers fondée sur les contrôles et contribuerait à obtenir l'approbation des gestionnaires en ce qui concerne l'efficacité des contrôles internes. Cette évaluation initiale a révélé que l'Agence doit entreprendre des travaux visant à consigner et à mettre à l'essai ses principales procédures liées à la gestion financière et les contrôles liés au contrôle interne en matière de rapports financiers.

54. D'après les résultats de l'évaluation des risques mentionnée précédemment et des consultations menées auprès de représentants de Santé Canada et de collègues du troisième regroupement d'usagers, au début de l'été 2011, le BDPF a déterminé que quatre principales procédures de gestion financière devaient être consignées en priorité, soit les suivantes : gestion du matériel (approvisionnement et passation de marchés); gestion du matériel (biens); paie; subventions et contributions. Ces procédures ont été priorisées à l'issue d'une évaluation de leur importance relative aux états financiers de l'Agence. Comme l'Agence applique plusieurs éléments des procédures de gestion financière et des contrôles connexes de Santé Canada, le BDPF a demandé aux responsables de procédures5 de l'ASPC d'examiner les documents relatifs aux procédures et aux contrôles de Santé Canada et d'apporter les modifications nécessaires pour que la description des procédures et des contrôles employés par l'ASPC soit exacte et exhaustive.

55. Nous avons relevé un manque d'instructions claires quant à la procédure de validation et aux échéanciers. Au moment de rédiger le présent rapport, les responsables des procédures avaient réalisé peu de progrès en ce qui concerne les quatre procédures de gestion financière.

56. Actuellement, la structure de gestion de l'ensemble de la procédure d'évaluation du contrôle financier en matière de rapports financiers fait défaut, ce qui pourrait avoir une incidence sur l'efficacité et l'efficience du respect des exigences de la Politique sur le contrôle interne du CT. Voici des exemples :

  • aucun plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif n'a été élaboré. Celui‑ci devrait comprendre toutes les procédures et les sous-procédures à consigner, les principaux jalons, les ressources nécessaires et l'échéancier des différentes activités permettant à l'Agence de satisfaire aux exigences de la Politique;
  • un employé a été affecté à la gestion de ce projet à temps partiel;
  • actuellement, seuls des mécanismes non officiels servent à coordonner, à approuver et à surveiller la mise en oeuvre de la Politique sur le contrôle interne du CT et les progrès réalisés en ce sens

57. Dans la description de ses attentes, le CT a précisé que la taille du ministère ou de l'organisme, sa complexité et d'autres facteurs pertinents pourraient influencer la mise en oeuvre et la réalisation de l'évaluation des contrôles internes, l'établissement des lacunes et des plans d'action connexes, et le fait que cette évaluation pourrait s'échelonner sur de nombreuses années. Ainsi, le CT s'attendait à ce que l'Agence élabore un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif et affecterait les ressources nécessaires à ce projet.

58. En conclusion, l'absence d'un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif permettant de gérer la procédure générale d'évaluation du contrôle interne en matière de rapports financiers pourrait avoir une incidence sur l'efficience et l'efficacité de l'application de la Politique sur le contrôle interne du CT.

5 Les responsables des procédures sont les gestionnaires responsables des procédures de gestion financière qui comportent des contrôles internes en matière de rapports financiers, comme les approvisionnements, la passation de marchés, les biens, la paie ainsi que les S&C.

Recommandation

59. Le dirigeant principal de finances devrait élaborer un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif, affecter les ressources nécessaires et établir une structure permettant de gérer et de surveiller cette initiative dans le but de satisfaire aux exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

Responsabilité

60. Nous nous attendions à ce que le BDPF ait mis en oeuvre le cadre de travail nécessaire pour favoriser le respect des exigences relatives à la déclaration énoncées dans le Cadre des politiques de gestion financière du CT, dont la Déclaration de responsabilité de la direction annuelle. Nous nous attendions aussi à ce qu'il existe une entente interministérielle appropriée, tenant compte des réalités actuelles, en ce qui concerne les services financiers partagés que Santé Canada offre à l'Agence.

Cadre de travail visant à soutenir la déclaration

61. Aux termes de la Politique sur le contrôle interne du CT, les administrateurs généraux et le DPF doivent signer une Déclaration de la responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers, qui est placée en préface des états financiers de l'Agence.

62. En ce qui concerne l'exigence de produire chaque année une Déclaration de la responsabilité de la direction, le BDPF a élaboré la première ébauche d'une annexe pro forma de la Déclaration de la responsabilité de la direction pour l'exercice financier 2011-2012. Cette annexe pro forma comportait des éléments exigés aux termes de la Politique sur le contrôle interne du CT ainsi qu'un plan ambitieux visant à assurer le respect de ces exigences. Ce document a été présenté dans le cadre de la réunion du comité de vérification de l'ASPC de septembre 2011.

63. Le BDPF a également l'intention de présenter l'annexe au CT afin d'obtenir les commentaires de celui‑ci. Depuis la rédaction initiale, le BDPF a laissé savoir que la progression n'avait pas été aussi rapide que l'indiquait le plan d'action inclus dans l'annexe. Le BDPF s'attend à ce qu'une procédure de gestion financière soit consignée d'ici la fin de l'exercice financier.

Entente interministérielle

64. Nous nous attendions à constater des progrès relatifs à une entente ministérielle révisée en ce qui concerne les services financiers partagés qui préciserait les responsabilités de l'Agence et de Santé Canada relatives à la nécessité de consigner et de mettre à l'essai les procédures communes et les contrôles, y compris des mécanismes d'assurance visant à assurer la communication mutuelle sur l'efficacité des contrôles internes.

65. L'Agence et Santé Canada ont signé une entente interministérielle en 2004 afin de partager certains services ministériels, dont les finances, qui se fondent sur une formule axée sur le recouvrement des coûts. Bien que des modifications aient été apportées aux services depuis la passation de cette entente, ce document n'a pas été modifié en conséquence. Santé Canada demeure responsable de traiter les opérations financières de l'ASPC dans les régions suivantes : Colombie-Britannique, Alberta, Ontario, région de la capitale nationale, Québec, Atlantique. Santé Canada est également responsable du système financer et de la préparation des comptes publics et des états financiers de l'Agence.

66. Le DPF de l'ASPC n'a pas rencontré son homologue de Santé Canada afin de traiter des changements qu'il faut apporter à l'entente interministérielle, plus particulièrement ceux concernant l'application de la Politique sur le contrôle interne. Des réunions ont eu lieu au niveau opérationnel afin de permettre aux différentes parties de tirer profit de leur travail respectif en lien avec la Politique. À l'heure actuelle, l'entente ne fait pas référence aux normes attendues en matière de service, aux rôles et aux responsabilités de chaque organisation relativement à l'élaboration ou à la modification des systèmes et des applications financières, ni au délai d'intervention. De plus, elle ne comporte aucune déclaration assurant à l'Agence l'efficacité des contrôles internes relatifs aux procédures de gestion financière appliquées par Santé Canada au nom de l'Agence, comme la vérification des comptes (article 33 de la LGFP).

67. L'Agence a repris la responsabilité de quelques procédures de gestion financière et elle a mis en oeuvre ses propres procédures particulières en matière de gestion financière. Plus les procédures sont personnalisées, moins il est possible de tirer profit du travail de Santé Canada dans ce domaine. L'Agence saura si les procédures des deux organisations ont encore des points en commun et si elle pourra tirer profit du travail de Santé Canada uniquement lorsqu'elle aura terminé de consigner ses propres procédures de gestion financière et ses contrôles internes.

68. En conclusion, bien que les discussions entre l'ASPC et Santé Canada se poursuivent, l'entente interministérielle relative aux services financiers n'a fait l'objet d'aucune modification depuis sa création, et il n'existe aucun mécanisme officiel permettant d'assurer l'efficacité des contrôles internes relatifs aux procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence.

Recommandation

69. Le dirigeant principal des finances devrait faire modifier l'entente interministérielle avec Santé Canada en ce qui concerne les services financiers, y compris des mécanismes officiels d'assurance relatifs aux procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence.

Conclusion

70. L'Agence commence à appliquer les exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du CT. L'application de cette politique nécessite la réalisation d'évaluations pluriannuelles tenant compte des risques, de l'état de préparation actuel et des capacités des ministères. L'administrateur en chef de la santé publique et le dirigeant principal des finances ont maintenant la responsabilité de dévoiler, au moyen d'un résumé, les résultats des évaluations du système de contrôle interne en matière de rapports financiers que l'Agence a réalisées avant le 31 mars 2012. Ainsi, chaque année, ils doivent faire état des progrès et des plans d'action connexes visant à régler des problèmes importants relevés dans le cadre de ces évaluations. Par conséquent, des progrès considérables devront être réalisés à cet égard.

71. Les gestionnaires doivent porter une attention particulière afin d'obtenir les résultats suivants :

  • définir, consigner et mettre en oeuvre un cadre de gestion financière établissant avec précision les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte des personnes participant à la gestion financière;
  • élaborer un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif, affecter les ressources nécessaires, établir une structure favorisant le respect des exigences de la Politique sur le contrôle interne du CT, et satisfaire à ces exigences;
  • faire approuver les ébauches des lignes directrices, des directives et des politiques en matière de gestion financière, et les transmettre aux gestionnaires et aux membres du personnel de l'Agence en temps opportun;
  • modifier l'entente interministérielle actuelle passée avec Santé Canada en ce qui concerne la prestation de services financiers, y compris les mécanismes officiels d'assurance relatifs aux procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence.

Remerciements

72. Nous souhaitons exprimer notre reconnaissance aux membres de la direction et du personnel pour la collaboration et l’aide qu’ils ont fournies à l’équipe de vérification au cours de la présente vérification.

Annexe A : Critères de vérification

Les critères et les sous-critères de vérification proviennent du Cadre des politiques de gestion financière du CT ainsi que du document Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, préparé par le Bureau du contrôleur général et publié en mars 2011.

Gouvernance
No Sous-critère Lien avec le CRG6
6 Cadre de responsabilisation en gestion.

1.1

Il existe une structure de gouvernance appropriée en matière de gestion financière, qui a été communiquée et surveillée.

Il existe un comité de gouvernance qui aide l'Agence à atteindre ses objectifs en matière de gestion financière.

Gouvernance et orientation stratégique

1.2

Il existe une structure organisationnelle s'appuyant sur des documents pour chaque élément essentiel du cadre de gestion financière.

L'organisation du DPF est structurée de sorte à satisfaire aux exigences des politiques et elle bénéficie des ressources adéquates.

Gouvernance et orientation stratégique

 

Personnes et outils
No Sous-critère Lien avec le CRG

2.1

L'organisation fournit à ses employés la formation, les outils et les renseignements nécessaires pour les aider à s'acquitter de leurs responsabilités relatives à la gestion financière dans le domaine du contrôle interne en matière de rapports financiers.

Il existe des politiques, des lignes directrices, des directives et des procédures financières qui sont communiquées et qui font régulièrement l'objet d'un examen.

Les gestionnaires bénéficient d'un soutien en matière de gestion financière.

Gens

 

Gestion des risques
No Sous-critère Lien avec le CRG

3.1

Il existe des mécanismes de gestion des risques permettant de déterminer, d'évaluer, de surveiller et d'atténuer les risques relatifs à la gestion financière liés au contrôle interne en matière de rapports financiers, et de produire des rapports à ce sujet.

Gestion des risques

3.2

La direction réagit officiellement aux principaux risques financiers liés au contrôle interne en matière de rapports financiers.

Gestion des risques

 

Gérance
No Sous-critère Lien avec le CRG

4.1

Les principales procédures en matière de gestion financière sont consignées, elles recensent les principaux contrôles financiers et elles sont régulièrement mises à jour par les responsables des procédures.

Gérance

4.2

Des procédures en matière de surveillance et de production de rapports sont élaborées pour les principales procédures et les principaux contrôles, et des mesures correctives sont prises au besoin.

Le BDPF dispose d'une structure officielle et il a élaboré un plan écrit destiné à réaliser des essais sur la conception et l'efficacité opérationnelle de ses principaux contrôles financiers.

Gérance

 

Responsabilité
No Sous-critère Lien avec le CRG

5.1

Le DPF a établi le cadre de travail nécessaire pour soutenir les attestations énoncées dans la Déclaration de responsabilité de la direction annuelle, dont les contrôles internes en matière de rapports financiers.

Responsabilité

5.2

L’entente intergouvernementale relative aux services financiers partagés dont Santé Canada s'occupe au nom de l'agence traite des sujets suivants :

  1. gouvernance et processus;
  2. responsabilités de Santé Canada et de l'ASPC afin d'éviter le chevauchement des efforts;
  3. mécanismes de production de rapports visant à assurer la communication mutuelle sur les problèmes qui peuvent survenir de temps à autre.

Responsabilité

Annexe B : Plan d'action de la direction

Plan d'action de la direction
Recommandation Plan d'action de la direction Cadre de première responsabilité Échéance
 

Introduction :

En guise de contexte et en réponse au besoin de s’améliorer, il est à souligner que l’Agence s’est concentrée, au cours des dernières années, sur quelques secteurs spécifiques. Des exemples suivent : l’harmonisation des délégations financières et des responsabilités budgétaires et une amélioration de l’administration des cartes de signatures; des procédés renforcés pour les payables de la fin d’année, les comptes interministériels et en suspend afin d’améliorer l’exactitude des états financiers; des mises en œuvre de plusieurs procédures opérationnelles normalisées et autres outils en réponse au comité Blue Ribbon sur les contributions et les subventions; l’amélioration de la gestion et de l’administration des voyages par, en autres, la mise en œuvre d’un outil de  gestion des dépenses pour le contrôle des procédés, de l’approbation d’une activité de voyage à l’approbation d’une réclamation finale de voyage; et des améliorations constantes ont été apportées dans la gestion des prévisions et des budgets, y inclus la mise en œuvre du système pluriannuel de planification financière qui nous permettent de suivre les affectations et les budgets.

    

Gouvernance

40. Le dirigeant principal des finances devrait définir un cadre de gestion financière conforme à la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor, le consigner et l'appliquer. De plus, ce cadre de gestion financière devrait énoncer précisément les rôles et les responsabilités de toutes les personnes participant à la gestion financière, dont la haute direction. 

En accord. Le DPF a deux exemples de ce type de cadre; l'un provient d'un autre organisme du portefeuille et l'un provient de l'équipe de vérification. Le DPF adaptera l'un d'entre eux en fonction de la situation de l'ASPC. Il ajoutera entre autres des sections sur les subventions et les contributions, qui représentent environ 33 % des dépenses de l'Agence.

DPF

Mai 2012

Personnes et outils

46. Le dirigeant principal des finances devrait, au besoin, faire approuver les versions préliminaires des lignes directrices, des directives et des politiques en matière de gestion financière, les transmettre rapidement aux gestionnaires et aux membres du personnel de l'Agence, puis préparer, en collaboration avec le directeur général de la Direction des ressources humaines, un plan d'apprentissage continu visant à aider les gestionnaires et les employés à appliquer ces instruments.

En accord. a) L'ASPC se fie en grande partie aux politiques de Santé Canada et du Conseil du Trésor depuis 2004. Les politiques sur les déplacements et sur la délégation du pouvoir de signature dans le secteur financier sont publiées dans le site intranet de l'Agence. Certaines politiques, directives et lignes directrices propres à l'Agence ont été rédigées. Le DPF va développer un plan de priorisation afin de finaliser ces politiques et discuter avec la haute direction. DPF Mars 2012
b) Le DPF examinera quatre des cinq politiques prioritaires avec le(s) comité(s) de gouvernance au besoin. Lorsque les politiques seront approuvées, le personnel en sera informé et les politiques seront publiées dans le site intranet de l'Agence. (De façon continue, les politiques financières seront élaborées, approuvées et diffusées en fonction d'un plan axé sur les risques.) DPF Septembre 2012

c) En collaboration avec le directeur général des ressources humaines, le plan d'apprentissage visant à aider les gestionnaires et les employés à appliquer les politiques approuvées sera élaboré en parallèle. Nous tirerons profit des travaux réalisés par Santé Canada et ailleurs dans la mesure du possible.

DPF

Septembre 2012 (début de la formation)

Gérance

59. Le dirigeant principal de finances devrait élaborer un plan pluriannuel de mise en oeuvre exhaustif, affecter les ressources nécessaires et établir une structure permettant de gérer et de surveiller cette initiative dans le but de satisfaire aux exigences énoncées dans la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

En accord. Le BDPF élaborera un plan pluriannuel sur l'application de la Politique sur le contrôle interne qui comprendra des tâches, des échéanciers et des ressources concernant l'examen effectué par le Comité exécutif et le Comité de vérification.

Le BDPF a terminé les travaux initiaux relatifs à l'application de la Politique sur le contrôle interne. Il a entre autres effectué les tâches suivantes :

  • déterminer les principaux comptes des états financiers, les lieux connexes, les procédures et les applications en matière de TI;
  • consigner et valider quatre procédures opérationnelles essentielles, dont les contrôles, à savoir :
    • subventions et contributions;
    • paie;
    • approvisionnement et passation de marchés;
    • immobilisations.

Nous avons tiré beaucoup d'avantages de l'utilisation des travaux réalisés par Santé Canada, dont nous utilisons les systèmes financiers et qui est un chef de file dans l'application de la Politique sur le contrôle interne à l'échelle gouvernementale. Conformément à la recommandation du SCT, nous compterons sur Santé Canada pour la gestion des contrôles généraux des TI. Voici les prochaines étapes :

  1. détermination des principaux risques et des principaux contrôles connexes;
  2. évaluation de l'efficacité des contrôles à l'échelle de l'entité sur le plan de la conception et du fonctionnement dans le contexte des nouvelles structures de l'organisation et de la gouvernance;
  3. mise à l'essai de l'efficacité de la conception de tous les principaux contrôles dans les quatre principales procédures opérationnelles et détermination des activités liées aux mesures correctives;
  4. mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle de tous les principaux contrôles dans les quatre principales procédures opérationnelles et détermination des activités liées aux mesures correctives;

Voici des activités qui auront lieu en permanence : surveillance des mesures correctives, surveillance de tous les principaux contrôles et rapports au besoin, application des travaux à d'autres procédures opérationnelles, comme les déplacements.

DPF

Juin 2012

Responsabilité

69. Le dirigeant principal des finances devrait faire modifier l'entente interministérielle avec Santé Canada en ce qui concerne les services financiers, y compris des mécanismes officiels d'assurance relatifs aux procédures de gestion financière dont Santé Canada s'occupe au nom de l'Agence. 

En accord. Au moment de rédiger le présent rapport, le BDPF travaille en étroite collaboration avec des collègues de Santé Canada afin de redéfinir ses relations en matière de services. Nous prévoyons que le CT adoptera une directive sur la prestation de services de soutien interne (p. ex. RH, finances, GI, etc.) entre les ministères et les organismes. Cette directive exigera la passation d'ententes écrites entre les ministères et elle orientera l'élaboration d'une nouvelle entente. Voici les éléments importants qu'elle devrait comprendre, selon les attentes :

  • description des services offerts;
  • rôles et responsabilités des parties;
  • mécanismes de prise de décision et de résolution des conflits;
  • durée de l'entente et nécessité de fournir un avis pour se retirer de l'entente ou pour y mettre fin;
  • niveaux de service et attentes relatives au rendement;
  • motifs de modification des services offerts.

DPF

Septembre 2012

 

Annexe C : Structure de gestion financière du BDPF

Le diagramme suivant illustre la structure organisationnelle du BDPF.
Le diagramme suivant illustre la structure organisationnelle du BDPF

Équivalent textuel

Texte équivalent - Rapport de vérification - Cadre de gestion financière

Le diagramme illustre la structure organisationnelle du Bureau du Dirigeant principal des finances au moment de la vérification. Le Dirigeant principal des finances, qui est composé de 4 ETP, se rapporte directement à l’Administrateur en chef de la santé publique et à la sous-ministre déléguée. Les postes qui se rapportent au Dirigeant principal des finances sont : Directeur, Gestion et analyse des ressources, Directeur, Politiques financières, systèmes et opérations et Directeur, Centre d’expertise sur les subventions et les contributions, qui comprennent respectivement 22, 19 et 21 ETP.

Les principales responsabilités du BDPF en matière de gestion financière sont présentées ci‑dessous.

Annexe D :  Liste des sigles

  • ACSP - Administrateur en chef de la santé publique
  • Agence -  Agence de la santé publique du Canada
  • ASPC - Agence de la santé publique du Canada
  • BDPF - Bureau du dirigeant principal des finances
  • CE - Comité exécutif
  • CGRP - Comité de gestion des ressources et de la planification
  • CRG - Cadre de responsabilisation de gestion
  • CT - Conseil du Trésor
  • DPF - Dirigeant principal des finances
  • ETP - Équivalent temps plein
  • LGFP - Loi sur la gestion des finances publiques
  • PPP -  Plan de perfectionnement professionnel
  • RCN - Région de la capitale nationale
  • S&C -  Subventions et contributions
  • SCT  - Secrétariat du Conseil du Trésor

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